Regels voor buitengewoon verlof

Personeel verplicht vrij geven…

 

Werknemers hebben in een aantal gevallen recht op betaald verlof, zonder daarvoor vakantiedagen op te moeten nemen. Bijvoorbeeld voor een trouwerij in de familie of een begrafenis. Hier volgen de regels voor buitengewoon verlof. Daarnaast staat het je als werkgever uiteraard vrij om additioneel buitengewoon verlof toe te kennen. Zowel werknemer als werkgever kunnen daar voordeel aan hebben.

 

Verlof bij noodsituaties / calamiteiten verlof

In de wet staan een aantal richtlijnen voor het geven van calamiteitenverlof en ander kortdurend verzuimverlof. Je werknemers hebben er recht op in de volgende 4 gevallen. 

  • Onvoorziene omstandigheden die een onmiddellijke onderbreking van de arbeid vergen.
    Bijvoorbeeld: Je huis staat in brand, of er is thuis een gesprongen waterleiding.
  • Zeer bijzondere omstandigheden.
    Bijvoorbeeld: Een sterfgeval of ziekenhuisopname van een familielid, het bijwonen van de bevalling van je partner, of het doen van de geboorteaangifte bij de burgerlijke stand.
  • Een verplichting volgens de wet of overheid, waarvan de vervulling niet in de vrije tijd kan plaats vinden.
    Bijvoorbeeld: het moeten verschijnen in de rechtbank
  • Het uitoefenen van het actief kiesrecht.
    Bijvoorbeeld: Stemmen tijdens lokale, landelijke of Europese verkiezingen 

In dergelijke ‘noodsituaties’ heeft jouw werknemer recht op calamiteitenverlof of kort verzuimverlof. Deze wettelijke regeling geldt voor iedere werknemer en is vastgelegd in de Wet Arbeid en Zorg. Als werkgever ben je dus verplicht om loon volledig door te betalen aan je werknemer tijdens calamiteitenverlof en ander kortdurend verzuimverlof. Je werknemer heeft wel een meldingsplicht. Hij / zij moet de opname van het verlof, zo mogelijk, vooraf aanvragen en de reden noemen. Als dit niet mogelijk is, bijvoorbeeld bij ziekenhuisopname met spoed, moet hij/zij het melden zodra hij/zij hiertoe in staat is. Je mag je werknemer achteraf vragen om te bewijzen of de reden voor opname van het calamiteitenverlof geldig was.

De duur van calamiteitenverlof is volgens de wet ‘een korte, naar billijkheid te berekenen tijd’. In overleg met je werknemer en naar eigen inzicht kun je de verlofperiode bepalen. Je geeft je medewerker bijvoorbeeld een dag de tijd om een dringend probleem op te lossen. Of je geeft iemand zelf de ruimte om te beslissen wanneer hij/zij weer gaat werken. Dit is natuurlijk volledig afhankelijk van de situatie. In de wet staan hierover verder geen specifieke richtlijnen. Je bent als werkgever verplicht een redelijk verzoek tot calamiteitenverlof toe te kennen.

Door het coronavirus wordt er veel aanspraak gemaakt op calamiteitenverlof. Als een medewerker bijvoorbeeld tijdelijk zijn/haar kinderen moet opvangen of besmette familieleden moet verzorgen moet je hem/haar calamiteitenverlof of kortdurend zorgverlof geven. Geef een werknemer dan de tijd om nieuwe kinderopvang te regelen. Maak in overleg met je werknemer afspraken hierover. Mogelijk heeft hij/zij recht op zorgverlof voor een langere periode.

 

Aparte regeling voor buitengewoon verlof

Naast deze verloven kan er in de cao een aparte regeling zijn opgenomen voor buitengewoon (bijzonder) verlof, met afwijkende afspraken over de duur en de betaling van de verloven. Als dit niet het geval is, kun je deze afspraken vastleggen in je bedrijfsregeling of personeelsgids. Het buitengewoon verlof geldt boven de wettelijke regeling, maar moet minimaal voldoen aan de wettelijke verloven. De twee regelingen overlappen elkaar dus gedeeltelijk.

De verlofredenen die in de buitengewoon verlofregeling kunnen worden opgenomen zijn onbeperkt. De meest voorkomende situaties voor buitengewoon verlof zijn bijvoorbeeld:

  • Ondertrouw van de werknemer (1 dag);
  • Eigen huwelijk (2 dagen);
  • Huwelijk van broer, zuster, ouder of kind (1 dag);
  • Viering van 25- of 40-jarig huwelijk (1 dag);
  • Overlijden van echtgenoot/partner of kind, daaronder begrepen stiefkinderen (dag van het overlijden t/m de dag van begrafenis/crematie);
  • Overlijden van (schoon)ouder, grootouder, kleinkind, broer of zus, daaronder begrepen zwager of schoonzuster (2 dagen; dag van overlijden en dag van begrafenis/crematie);
  • Overlijden van andere familieleden van de werknemer of partner (1 dag van begrafenis/ crematie);
  • Verhuizing (maximaal 2 dagen per kalenderjaar).

Andere mogelijkheden:

  • Eigen verjaardag (als die op een werkdag valt);
  • Buitengewoon verlof voor het leren en afleggen van examens (noodzakelijk voor het werk);
  • Buitengewoon verlof voor een (para-)medisch consult of (para)medische behandeling (bijvoorbeeld twee uur per consult of behandeling), als dit redelijkerwijze niet buiten werktijd is in te plannen.

 

Buitengewoon verlof aanvragen

Is in de cao niet vastgelegd hoe werknemers buitengewoon verlof moeten aanvragen, dan kun je de afspraken hierover vastleggen in de personeelsgids. Maak de regeling zo concreet mogelijk, zodat geen misverstanden kunnen ontstaan.

Let op: je kunt een werknemer niet ontslaan omdat hij vanwege een noodgeval niet komt werken of plotseling weg moet. Ook niet als hij pas achteraf de reden van het verlof toelicht.

 

Mag je als werkgever een betaald verlofverzoek weigeren?

Als jouw medewerker betaald verlof vraagt vanwege een reden die niet in de cao of bedrijfsregeling staat, hóef je het verzoek niet te honoreren. Maar het getuigt wel van goed werkgeverschap, als je rekening houdt met het welzijn van medewerkers. Vraagt een werknemer bijvoorbeeld vrij om afscheid te kunnen nemen van een overleden vriend of vriendin, is dat een gegronde reden om verlof toe te kennen, ook al ben je als werkgever daartoe niet verplicht.

 

Tip

Als werkgever hoef je niet direct een afspraak voor een bezoek aan bijvoorbeeld een arts, tandarts, of een fysiotherapeut onder werktijd te accepteren. Zeker niet van parttimers. Steeds vaker biedt de zorgsector mogelijkheden buiten de normale werktijd.

Buitengewoon verlof aanbieden i.p.v. ziekmelden

Wat te doen als je ziet dat een van je medewerkers enorme pech heeft, en er vanuit de privé sfeer teveel negatieve dingen in een keer bij hem of haar op zijn/haar dak komt? Een fictief, echter realistisch voorbeeld: Een vrouwelijke collega die tevens mantelzorger voor haar beide ouders is, die buiten de stad in een dorp wonen, terwijl ze zelf een lastige chronische ziekte onder de leden heeft. Die net te horen heeft gekregen dat haar zoon gezakt is voor het eindexamen, en tot overmaat van ramp is er bij haar echtgenoot de dag ervoor een kwaadaardige tumor ontdekt ….?  

Hoe zou je zelf als werkgever reageren als je zoveel in een keer voor je kiezen krijgt?
‘Gewoon’ ziek melden?
In feite is er geen sprake van een ziekte, anders dan de chronische ziekte.
Maar daarmee heeft ze echter tot op heden zonder problemen haar werk voor jullie organisatie kunnen verrichten.

Jouw collega is ditmaal zo aangedaan, dat het emmertje is overgelopen, en het vooralsnog onmogelijk is om zonder problemen gewoon door te werken. Om zich zelf de kans te geven om zich te herpakken, zie je vaak dat zo iemand zich ziek meldt. Sterker, soms zelfs krijgt ze zo’n advies van jou als werkgever of van een collega.

Als werkgever zou je dit ook voor kunnen zijn, door begripvol en empathisch te zijn, en haar een aantal dagen (of wellicht iets langer) buitengewoon verlof aan te bieden. Qua kosten maakt het voor jou als werkgever toch niet uit. In ieder geval niet als je geen verzuimverzekering hebt, of als je nog in de eigen-risico periode zit. Immers, in beide gevallen moet het salaris gewoon doorbetaald worden, zonder dat daar arbeid tegenover staat. Maar je zult zien dat de waardering van de medewerkster naar jou als werkgever groeit bij een dergelijke empathische geste, en dat zij nadien de erkentelijkheid terugbetaalt in de vorm van extra inzet en loyaliteit. En laten dat nu juist een paar kenmerken zijn van de betere medewerkers…

Bron: De Zaak / De Goudse / Verzuimwijzer.