Preventie
Introductie
Het is weliswaar het intrappen van een open deur, maar toch zijn er veel organisaties, in met name het MKB, die het niet permanent op het netvlies hebben staan: Voorkomen is vele malen beter dan genezen! Zeker als een bedrijf groeit, gaat de aandacht naar het vergroten van de omzet, zonder daarbij voldoende aandacht te hebben voor de duurzaamheid ervan. Lees hier: de impact die het heeft op uw medewerkers.
Vergelijk het met HET RENNEN VAN EEN MARATHON … Wist je dat 1% vochtverlies kan leiden tot 10% prestatieverlies? Op het moment dat je pas gaat drinken omdat je dorst hebt, dan is het in feite al te laat. De kilometers die je dan nog te gaan hebt zullen sowieso behoorlijk, zo niet te, pittig worden. Je weet bij de aanvang van de wedstrijd al dat je hoe dan ook dorst zult gaan krijgen, net als je werknemers die vermoeid zullen raken als je ze onafgebroken blijft belasten. Daarom nemen professionals bij een marathon al een half uur voor aanvang ca. 250 – 500 ml vocht tot zich, om vervolgens elk kwartier 125 – 250 ml bij te tanken. Los van of ze dorstig zijn of niet.
Ook als werkgever dien je dus goed voorbereid te zijn voor de wedstrijden die je werknemers dagelijks aangaan!
Preventieve- of vitaliteit verbeterende maatregelen
Er zijn verschillende mogelijkheden waar velen als eerste aan zullen denken als het gaat om preventieve- of vitaliteit verbeterende maatregelen die ingezet kunnen worden voor medewerkers. Zoals het faciliteren van gezond eten en drank tijdens lunch en snacks op het werk, het faciliteren van fitness programma’s, een bedrijfsfiets, het stimuleren om eens wat vaker de trap te nemen in plaats van de lift, etc.
Niet dat dit geen belangrijke maatregelen kunnen zijn, in tegendeel, maar wat ons betreft geldt dat het allerbelangrijkste voor een werkgever om verzuim tegen te gaan, is om er voor te zorgen dat werknemers met plezier naar het werk gaan, en er energie van krijgen in plaats van dat het hun energie kost. Medewerkers die met plezier naar het werk gaan melden zich veel minder vaak ziek. En als ze ziek zijn, dan zullen zie zich optimaal inzetten om weer hersteld te zijn. Uit betrokkenheid, plichtsbesef, en uit solidariteit jegens hun collegae.
Direct en eerlijk
Laten we direct en eerlijk zijn (dat zijn we overigens altijd…): Verzuimwijzer heeft geen toverstafje om iemand, hup, weer beter te maken. Onze bedrijfsartsen of interventionisten hebben dat evenmin. Die rol ligt veel meer bij de leidinggevende en werknemer zelf. Vandaar dat zíj onze hoofdrolspelers zijn bij het verzuimproces (zie ook visie op verzuimmanagement).
Een leidinggevende (LG) heeft een aantal verplichtingen waar Verzuimwijzer uiteraard hem of haar bij kan ondersteunen.
Gewoon door een keer te sparren, of indien nodig, door het inzetten van een training. Zo dient de LG er (verplicht) voor te zorgen dat:
- Hij /zij op permanente basis weet hoe het daadwerkelijk met een werknemer gaat. Hoe de werknemer zich voelt? Zit ‘ie lekker in z’n vel? Heeft ‘ie voldoende uitdaging in zijn werk, of juist andersom: loopt ‘ie over in zijn werk? Kortom oprechte interesse in het welbehagen van diens medewerkers en daartoe continue de voelsprieten aan heeft staan.
- Er een veilige werkomgeving is. Daar hoort uiteraard bij dat de werkplek fysiek veilig en gezond is, en dat daartoe de juiste tools voor de medewerker beschikbaar zijn. Maar zeker ook dat het psychisch in orde is. Is er misschien sprake van een schurende relatie met collegae? Ligt hij lekker in de groep, of juist niet? Is er sprake van overige PSA; Psychosociale arbeidsbelasting, zoals pesten, agressie, discriminatie, (seksuele) intimidatie, werkdruk? Tracht het te voorkomen of in de kiem te smoren.
- De medewerker het gevoel heeft dat hij door zijn leidinggevende serieus genomen wordt, dat hij gehoord wordt, en dat hij betrokken wordt bij het werk op een zo danige wijze dat hij het gevoel heeft daadwerkelijk een serieuze bijdrage te hebben aan de bedrijfsdoelstellingen.
- Dat je als leidinggevende voor andere ideeën en suggesties openstaat, en voorkomt dat er een angst bij medewerkers ontstaat om zich vrij (uiteraard wel respectvol) te kunnen uiten.
- Hij/zij er op toe ziet dat er voor zijn medewerkers een goede balans bestaat tussen werk en privé leven.
- Er toegang is tot een vertrouwenspersoon, mocht dat een keer nodig zijn.
- Er op een juiste, oprechte wijze omgegaan wordt met een zieke medewerker, op basis van goed werkgeverschap en met respect voor de wet. De wijze waarop de leidinggevende zijn of haar rol hierbij invult, is immers van cruciaal belang.
In een ideale wereld, heb je dit als leidinggevende allemaal voor elkaar. En als we het dan toch hebben over een toverstafje… Wellicht kan dit dan wel gezien worden als dat toverstafje; iets wat voor een groot deel in handen is van de werkgever e/o direct leidinggevende. Verzuimwijzer draagt hier graag aan bij.
Verzuimprotocol
Het is belangrijk dat werkgevers een helder verzuimprotocol hebben welke bij alle werknemers bekend is, opdat alle betrokkenen weten wat er van hen vereist en verwacht mag worden bij verzuim.
Met name de eerste fase van verzuim, en de wijze waarop er door iedereen gehandeld wordt, heeft een grote invloed op het verloop in de resterende periode van het verzuim.
Verzuimwijzer kan jullie helpen bij het opstellen van een tailor made verzuimprotocol.
Regelmatig worden we ook verzocht om een presentatie te komen geven aan de medewerkers over verzuim. Voor zowel leidinggevenden, als medewerkers. De belangrijkste wetgevingen en regels komen dan aan bod, maar zeker ook zaken als hoe ga ik als leidinggevende er mee om, wat kan ik doen tegen frequent kortstondig verzuim, wie heeft welke taken en verantwoordelijkheden, welke verplichtingen hebben zowel werkgever als de zieke medewerker zelf, en welke (financiële) impact heeft verzuim eigenlijk op jullie gehele organisatie? Etc.
Telkens weer ontvangen we reacties als: “Goh, wat een eye-opener. Ik had me nooit gerealiseerd dat goed verzuimmanagement zo’n impact kan hebben op de gehele bedrijfsvoering. En dat iedereen binnen onze organisatie daarin zo bepalend kan zijn.”
RI&E
De Arbowet schrijft voor dat elk bedrijf met werknemers een RI&E (Risico Inventarisatie en Evaluatie) dient te hebben.
Het is een verantwoordelijkheid van de werkgever zelf om er voor te zorgen dat een up to date versie getoond kan worden bij een eventuele inspectie. Verzuimwijzer kan u hier uiteraard bij helpen, en werkt hiervoor samen met een gecertificeerde arbeidsdeskundige, die u kan helpen met het opstellen van zo’n RI&E, dan wel te controleren of die van u nog helemaal bij de tijd is.
Veelal komt het er op neer dat hij de basis voor u opzet, en dat u vervolgens jaarlijks in een prijsvoordelige abonnementsvorm zelf de controles kunt uitvoeren.
Neem aub met ons contact op als u meer informatie hierover wenst of een offerte wenst te ontvangen.
Zie ook: http://www.rie.nl/voor-bedrijven/
PMO (Periodiek / Preventief Medisch Onderzoek)
Als werkgever ben je verplicht om je werknemers een PMO aan te kunnen bieden. Het is vervolgens aan de werknemers om te bepalen of men daar gebruik van wil maken. Maar de mogelijkheid dient dus wel aangeboden te worden.
Bij een PMO is het belangrijk om exact de doelstellingen op te stellen die men als werkgever wenst te bereiken. Is het een geste die men wenst aan te bieden aan de medewerkers, opdat zij zelf een beeld krijgen over een aantal aspecten van hun eigen gezondheidsstatus op dat moment, of wil je als werkgever deze gegevens gaan analyseren (daarbij uiteraard de AVG – Algemene Verordening Gegevensbescherming- respecterend), vergelijken met voorgaande jaren, en met de gegevens als input maatregelen treffen om als bedrijf een bepaald vitaliteitsdoel na te streven?
Voor beide doelstellingen valt wat te zeggen. Wellicht is het 2de scenario wat ambitieuzer, edoch het moet wel een realistisch scenario zijn. Als bedrijf vergt het immers heel wat discipline en een gegarandeerd budget welke jaarlijks vrijgemaakt moet worden, voor zowel test, analyse als implementatie. Uiteraard zijn er ook nog veel varianten die er tussen inliggen.
Simple Check
Verzuimwijzer werkt hiervoor al jaren samen met een hele goede organisatie: Simple Check. Waarom bevelen we hen aan bij onze relatie?
- Jonge, dynamische club mensen.
- De PMO wordt uitgevoerd in een Simple Check Bus, waarmee ze langs komen rijden.
Die parkeren ze voor de deur, op de parkeerplaats. Dat scheelt je als werkgever enorm aan kosten, want anders zouden alle medewerkers 1 voor 1 naar een locatie moeten, hetgeen zeer kostbaar is qua reistijden. Daarnaast is het ook gewoon leuk en spannend voor de medewerkers . - Simple Check neemt de gehele organisatie en planning van HR uit handen, rekening houdend met alle individuele agenda’s van de medewerkers. Het is immers een hoge drempel voor HR als ze zelf alle aangemelde medewerkers dienen in te plannen, om vervolgens intern te moeten communiceren wie wanneer waar moet zijn… Inclusief het achter-de-broek-aan-zitten van de medewerkers opdat alles soepel verloopt.
- Met Simple Check realiseren we goede resultaten qua deelnamepercentage.
Het is een grote uitdaging voor directie en HR, om wanneer een PMO wordt aangeboden aan de medewerkers, een hoog deelname percentage te realiseren. Middels een goede aantrekkelijke uitleg en promotie van de PMO zorgt Simple Check ervoor dat het deelname percentage erg hoog ligt. - Ondanks deze uitbesteding wordt een grote betrokkenheid van directie en HR bij dit gehele proces gerealiseerd, dankzij een goede uitleg en begeleiding van alle betrokkenen, en omdat het onderzoek en de resultaten, alsmede de analyse voor allen zeer toegankelijk is. Ook hier weer de AVG volledig respecterend.
- Er is sprake van goede, heldere, en zeer toegankelijke rapportages.
Zowel groepsrapportages (minimaal wettelijk vereiste is 30 + i.v.m. privacy garantie), alsmede persoonlijke inzage op individueel niveau voor de werknemer zelf. - De kosten zijn geheel afhankelijk van wat je als werkgever aanvullend wilt laten onderzoeken.
Basis Health Check
- Leefstijl- gesprek (BRAVO)
- Bloedonderzoek (cholesterol bloedsuiker)
- Lichaamsverhoudingen (lengte, gewicht, BMI)
- Handknijpkracht
- Bloeddruk
Aanvullende onderzoeken (nader te bepalen)
- Oogonderzoek en beeldschermonderzoek
- Gehooronderzoek
- Fysieke belasting test
Vragenlijsten
- Duurzame Inzetbaarheidsscan, uitgebreid (DIX)
Persoonlijke terugkoppeling
- Persoonlijke terugkoppeling gebeurt na afloop van het onderzoek.
Terugkoppeling aan de organisatie
- Groepsrapportage op organisatieniveau
- Deel rapporten op verschillende niveaus; locatie, leeftijd, functie, etc. (gezamenlijk te bepalen)
Voor vragen, neem aub contact op met ons.
Extra dienstverlening
Verzuimmanagement is niet vast te omkaderen. Ondanks 15 jaar ervaring ontvangen we nog af en toe verzoeken van onze opdrachtgevers, waarvan het antwoord niet 1-2-3 op de plank ligt. Dat maakt ons vak juist zo interessant. Hebben we het antwoord niet direct voor je paraat, dan gaan we gewoon intern of extern op zoek om het antwoord zo snel mogelijk voor jou te vinden.
Soms valt een vraag niet eens direct onder (reguliere) arbodienstverlening. Echter ook in die gevallen zal Verzuimwijzer zoals altijd zoveel mogelijk jouw partner zijn! Regelmatig worden we geconfronteerd met arbeidsjuridische vraagstukken. Verzuim schuurt immers af en toe met een conflict situatie op het werk. Op basis van onze ervaring kunnen we dan vaak in grote lijnen advies geven, echter altijd met de nadrukkelijke conditie dat jij, als onze opdrachtgever, te allen tijde ons advies juridisch dient te toetsen bij een officiële arbeidsjurist.
Aan welke extra dienstverlening kun je denken bij Verzuimwijzer?
- Sparren
Elke situatie is uniek, en vergt daarom een unieke oplossing. Gezamenlijk overleggen we, en evalueren we de verschillende mogelijkheden om tot een oplossing te komen.
- Werkplek onderzoek
Van een redelijk eenvoudig advies ter preventie over hoe bureau, scherm en stoel in te stellen, t/m uitgebreid advies gericht op de specifieke behoefte van een medewerker met fysieke beperkingen.
- Bemiddeling bij versnelde diagnostiek
Een zieke werknemer kost jou als werkgever veel geld. Zoveel dat het voor jou als werkgever financieel vaak interessanter is om zelf een versnelde diagnostiek te laten uitvoeren en betalen.
- Vertrouwenspersoon
Soms is het niet verstandig te proberen een probleem intern op te lossen. Je hebt te maken met de AVG, en daarnaast is er altijd het gevaar van een belangenverstrengeling. Wij pleiten ervoor om dit extern uit te besteden.
- Thuiscontroles
We propaganderen het doorgaans niet, omdat andere methodes vaak betere effecten hebben, maar soms rest jou als werkgever geen keus. In dat geval kunnen we dezelfde dag nog een thuiscontrole laten plaats vinden, wanneer het verzoek voor 10:00 ’s ochtends bij ons telefonisch én per e-mail binnen komt.
- Bemiddeling met Verzuimverzekeraar
Vaak helpt het wanneer wij op jouw verzoek de verzekeraar informeren over de verzuimstatus, opdat deze snel kan overgaan tot het vergoeden van jullie claim bij hen.
- HR ondersteunende taken
Wij ondersteunen HR sowieso al voor wat betreft het verzuimmanagement. Daarbij is de rolverdeling zoals we dat met jullie tailormade afspreken. Wanneer HR (tijdelijk) onderbemand is, kunnen wij tevens op andere HR gelieerde zaken bijspringen.
- Onderzoek
Je wilt weten hoe iets zit met betrekking tot rechten en plichten, of je vraagt je af wat de CAO ervan zegt. Je wilt iets weten over de mogelijkheden voor een medewerker in het buitenland. Hoe zit het met eigen bijdragen van een werknemer? Je hebt ergens iets gehoord of gelezen, en wilt weten of dat ook voor jullie een mogelijke oplossing zou kunnen zijn. Etc. Zelf heb je geen tijd om het uit te zoeken, of je hebt er gewoon geen zin in, of je denkt dat wij het sneller voor elkaar kunnen krijgen… Kom maar op met je verzoek! Grote kans dat we je kunnen helpen.
- Etc.
Kosten van Verzuim
Er bestaat een groot onbegrip over de financiële impact van het verzuim van een zieke medewerker voor u als werkgever. Veelal wordt het onderschat, waardoor niet altijd de juiste prioriteiten toebedeeld worden bij de keuzes van bijvoorbeeld verzekeringen, of beslissingen over aan uw bedrijfsvoering gerelateerde vraagstukken.
De gemiddelde kosten van verzuim voor de werkgever in Nederland zijn volgens TNO 2017 € 410,- per zieke medewerker per dag. Verzekeraars gaan vandaag de dag zelfs uit van een veel hoger bedrag bij het bepalen van hun premies. (€ 600 – € 700 per zieke medewerker per dag)
Bij de kosten van verzuim komt veel meer kijken dan slechts het doorbetalen van het bruto salaris van de medewerker ten tijde van arbeidsongeschiktheid, zonder dat daar van de medewerker een tegenprestatie tegenover staat.
Voorbeelden van bijkomende kosten welke meegerekend dienen te worden:
- Productieverlies / Omzetderving
- Inkoopkosten tijdelijke vervanging
- Training en opleiding vervanger
- Doorlopende vakantie en pensioentoeslagen
- Mogelijke WGA instroom kosten (10 jaar lang)
- Overuren collegae
- Eventuele verhoging van de premie bij jullie verzekeraar
- Kosten arbodienst
- Inzet bedrijfsarts en eventuele overige interventionisten
- Kosten melding beroepsziekten
- Kosten deskundigen oordeel / 2nd opinion
- Etc.
Zelfs de kosten van de pizza’s die door de werkgever aangeboden zouden worden als dank voor het overwerken door collegae a.g.v. de uitval van een zieke collega, zijn kosten die horen bij het totaalplaatje van de kosten van verzuim
Kortom, er komt veel meer bij kijken. Door de bank genomen mag je de salariscomponent voor slechts 25% – 35% van het totaal beschouwen.
Het is in onze optiek een groot misverstand om vanuit kostenoverwegingen zelf te gaan de-medicaliseren, en daarom een verzuimdossier bij een bedrijfsarts weg te houden tot het moment dat het wettelijk verplicht gesteld wordt. Het wil niet zeggen dat we te pas en te onpas een bedrijfsarts inzetten. In tegendeel. De kracht bij Verzuimwijzer zit ‘m wat dit betreft in de goede samenwerking met de bedrijfsarts, waarbij slechts voorop staat wat het beste is om tot een spoedige én duurzame re-integratie te komen.
Wij bieden de inzet van een bedrijfsarts aan tegen een zeer competitieve prijs t.o.v. andere arbodienstverleners. Terwijl de kwaliteit van de zelfstandige bedrijfsarts hoog is. Kwaliteit heeft natuurlijk een prijskaartje, maar door onze extreem lage overheadkosten, en het toepassen van gewoon reële, eerlijke marges, kunnen wij de kosten voor jou als opdrachtgever relatief laag houden.