Caremanagement
Introductie
Arbodienstverlening is geen ’hogere wiskunde’ hoor je ons wel eens zeggen.
Toch beschouwen we casemanagement, of caremanagement, zoals wij het noemen (we hebben immers te maken met mensen), als een vak.
Onze caremanager is een belangrijke schakel in het re-integratieproces. Er komt veel bij kijken, waardoor je als caremanager uit het juiste hout gesneden moet zijn om met de verschillende belanghebbende de dynamiek in het hele proces te behouden.
5 kenmerken waaraan je onze caremanager herkent
- Oprechte aandacht voor de zieke werknemer, terwijl tevens duidelijk gemaakt wordt dat van alle betrokkenen een zo’n optimaal mogelijke, wettelijk verplichte, inzet vereist wordt, om te komen tot een duurzame re-integratie.
- Middels goed luisteren en het stellen van de juiste vragen, het kunnen analyseren van de situatie, en daarbij de juiste tailor made oplossing(en) weten te vinden voor een duurzaam herstel en re-integratie.
- Professionalisme: het beheersen van de vereiste kennis over wettelijke verplichtingen, rechten en mogelijkheden, en die op een begrijpelijke wijze uit te leggen aan zowel werkgever als werknemer.
- Het kunnen schakelen met mensen op verschillende niveaus, en samenwerken met alle betrokkenen.
- Het kunnen uitstralen van vertrouwen aan zowel werkgever als werknemer.
Niet voor niets dus, hebben alle teamleden bij Verzuimwijzer een brok levenservaring. Mede hierdoor zijn we snel en goed in staat om pragmatisch te handelen. Daarbij uiteraard de wet respecterend.
Persoonlijke dienstverlening, op een wijze waarop we zelf ook bediend zouden willen worden, is een van onze kernwaarden. Je ontvangt een mobiel telefoonnummer van onze caremanager, en we spreken elkaar doorgaans aan met je en jij, als bijdrage aan de werkwijze om de afstand tussen alle betrokkenen zo klein mogelijk te laten zijn. Goed verzuimmanagement is daar immers bij gebaad.
Hoewel de caremanager van Verzuimwijzer een zeer belangrijke coördinerende en adviserende rol heeft in het gehele verzuimproces, beschouwen we onze caremanager niet als een van de hoofdrolspelers. Dat is in onze visie de werknemer zelf, samen met diens direct leidinggevende en de bedrijfsarts.
Onze visie op verzuimmanagement
Tailor made dienstverlening waaronder CMTD
Bij verzuimmanagement zijn er een aantal betrokkenen die een belangrijke rol spelen bij een ziekte of gebrek van een medewerker, alsmede bij de preventie ervan.
Op de eerste plaats natuurlijk de (zieke) medewerker zelf. Daarnaast uiteraard ook diens (direct) leidinggevende, de bedrijfsarts, de casemanager, een eventuele interventionist, en doorgaans een medewerker van HR of directie. De kernwoorden hierbij zijn wat ons betreft samenwerken, respect voor elkaars rol in dit proces, en vertrouwen in elkaar.
Verzuimwijzer heeft het niet over casemanagement, maar over care management. Zoals al eerder gezegd: we hebben het ten slotte over mensen die geholpen moeten worden.
Wij bieden jullie ons care management aan naast de inzet van een bedrijfsarts en/of een (of meerdere) interventionisten. Dat kan op 1001 verschillende wijzen. Hoe de rolverdeling tussen alle boven benoemde partijen zal zijn, en wie welke verantwoordelijkheden daarbij heeft, zal mede op basis van een wensenlijst van jullie als opdrachtgever afgestemd worden. Zodoende zal er te allen tijde een tailormade dienstverlening worden aangeboden.
Een 4de kernwoord welke we zouden kunnen benoemen is flexibiliteit.
Immers de gemaakte samenwerkafspraken zijn niet in beton gegoten. Indien het wensenlijstje van jullie als opdrachtgever wijzigt, of wanneer andere factoren daar aanleiding toe geven, dan bekijken we in overleg hoe we daar gezamenlijk een nieuwe invulling aan kunnen geven.
Verzuimwijzer heeft CMTD (Casemanagement in Taak Delegatie) gecertificeerde care managers in dienst. Bij casemanagement in taakdelegatie werken de bedrijfsarts en onze care manager, net als normaliter, optimaal samen om ervoor te zorgen dat een werknemer altijd kan rekenen op de beste verzuimbegeleiding. Casemanagement in taakdelegatie wordt ook wel de verlengde arm genoemd.
Kort gezegd komt het er op neer dat er een andere verdeling tussen bedrijfsarts en onze care manager plaats vindt voor wat betreft taken- en verantwoordelijkheden in onze gezamenlijke dienstverlening. Wederom in overleg met jullie als onze opdrachtgever. Onze care manager neemt dan enkele taken van de bedrijfsarts over, welke de verzuimbegeleiding ten goede zullen komen. Uiteraard gebeurt dit onder zeer strikte voorwaarden welke contractueel tussen de bedrijfsarts en onze individuele care manager is vastgelegd. Om deze reden zijn wij ook op de juiste wijze geëquipeerd om te kunnen beoordelen of er gedemedicaliseerd kan worden. Immers, de bedrijfsarts blijft formeel eindverantwoordelijk.
Op deze manier kan er nog efficiënter bepaald worden in welke mate iemand ziek is, of dat er sprake is van een gebrek, en met name welke mogelijkheden er wél nog zijn voor de medewerker. Het zelfde geldt bij preventie.
Er is in Nederland vandaag de dag een schrikbarend tekort aan goede bedrijfsartsen. Helaas zal dat in de nabije toekomst er niet veel beter uit gaan zien. Gelukkig hebben wij als Verzuimwijzer een zeer sterk persoonlijk netwerk van bedrijfsartsen en interventionisten, waardoor we in de praktijk zeer hoog scoren als het gaat om de snelheid waarmee een consult met een bedrijfsarts of een andere interventionist georganiseerd kan worden. Desalniettemin komt onze CMTD constructie onze flexibiliteit ten goede, opdat we nog beter kunnen anticiperen op jullie wensen en verzoeken.
De Praktijk: Hoe ons care management er in hoofdlijnen uit zou kunnen zien...
Stap 1
We wijzen onze relaties op het belang van het invoeren van elke ziekmelding in Verzuimsignaal, ons online verzuimportaal. Ook wanneer het vermoeden bestaat dat de persoon in kwestie, naar alle verwachtingen binnen enkele dagen hersteld zal zijn.
- Op deze wijze kan jullie vaste caremanager bij Verzuimwijzer vanaf dag 1 vanuit de achtergrond de ontwikkelingen van het verzuim monitoren.
- Slechts wanneer ook de zogenaamde 1-dags vliegen ingevoerd worden, zullen jullie verzuimcijfers accuraat zijn. Immers een groot gedeelte van het totale verzuim bestaat uit kortdurend verzuim (1-7 dagen). Het niet invoeren van deze verzuimmeldingen zou dus een heel scheef resultaat tonen.
- Frequent kortdurend verzuim is een belangrijk preventief signaal, en een waarschuwing aan de werkgever om te handelen. Het is zeker niet zo dat frequent kortdurend verzuim altijd leidt tot langdurig verzuim. Echter, andersom geldt wel dat langdurig mentaal verzuim in ’t leeuwendeel van de gevallen voorafgegaan wordt door frequent kortdurend verzuim. Op basis hiervan kan preventief handelen erger voorkomen.
Stap 2
Afhankelijk van de afspraken die we met onze opdrachtgevers hebben, doen we in principe in eerste instantie niets bij een ziekmelding, anders dan monitoren. Veelal omdat er geen noodzaak toe is, en de zieke werknemer naar verwachting snel hersteld zal zijn, en zijn/haar werk weer spoedig zal kunnen hervatten.
Mocht de uitval echter mentaal van aard zijn, dan wordt wel snelle actie door ons geadviseerd. Immers thuis zitten en niets doen is met name in die gevallen de grootste ‘vijand’.
Wanneer we na ca. 1½ week nog geen hersteld melding ontvangen hebben, dan is de afspraak doorgaans dat we contact opnemen met de werkgever. Na overleg met de werkgever (direct Leidinggevende / HR / Directie) en/of de werknemer wordt besproken of handelen vereist is of (nog) niet. En zo ja; door wie, hoe en wanneer.
Stap 3
Indien we overeenkomen dat de inzet van een bedrijfsarts (of een andere interventionist) noodzakelijk is, dan plant de caremanager van Verzuimwijzer het consult in, en coördineert zij dit met alle betrokkenen.
Belangrijk hierbij is dat de bedrijfsarts een goede vraagstelling krijgt voorgelegd, opdat deze vanuit medisch perspectief gericht kan adviseren aan zowel werkgever, aan werknemer, en aan Verzuimwijzer.
Stap 4
Onze caremanager ontvangt van de bedrijfsarts het verslag en controleert dit. Naast een controle van eventuele typefouten, van grammaticale fouten, of van het gebruik van afkortingen die wellicht door een buitenstaander niet 1-2-3 begrepen worden, betreft onze controle met name de vraag of het verslag inhoudelijk helder is, en of het voor werkgever en werknemer duidelijk is wat hen nu te doen staat. Het kan voor ons wel helder zijn wat de bedrijfsarts bedoelt, maar dat wil immers nog niet zeggen dat dat ook geldt voor mensen die er geen dagelijkse ervaring mee hebben. En het verslag geldt juist voor hen.
Stap 5
Het verslag wordt tegelijkertijd verstuurt naar zowel werkgever als werknemer. Beiden ontvangen het zelfde verslag: het is dus niet zo dat één van beide op basis van een draft versie de gelegenheid heeft gehad om de tekst te laten aanpassen. Het is de bedoeling dat beiden kort nadien het verslag bespreken, en afspraken maken over de implementatie ervan.
Het kan best wel eens voorkomen dat of de direct leidinggevende of de werknemer zich niet direct kunnen vinden in de inhoud of het advies, of dat hieruit blijkt dat ze niet geheel op 1 lijn zitten voor wat betreft de beleving / zienswijze. Het verslag van de bedrijfsarts is echter een oprechte weergave van een moment opname zoals hij/zij het vernomen en geobserveerd heeft. Het is daarom van belang dat beide partijen dit eerst onderling bespreken. Is men het er nog immer niet over eens dan horen wij het graag, en kan er eventueel een DO (deskundigenoordeel) aangevraagd worden bij het UWV.
Stap 6
Het is tevens van belang dat de direct leidinggevende en de medewerker bij de re-integratie regelmatig contact hebben met elkaar om de situatie te evalueren, en om op basis hiervan de mogelijke vervolgstappen te bespreken. Onze caremanager verneemt dan graag hiervan een terugkoppeling; telefonisch, per e-mail, of via een notitie in Verzuimsignaal. Tevens is onze caremanager altijd bereikbaar voor advies of om te sparren over mogelijke vervolgstappen.
Maar je mag er op vertrouwen dat wij als caremanagers ook regelmatig contact opnemen met zowel de medewerker als de leidinggevende, om vinger aan de pols te houden, én om gewoonweg te sparren. Iets wat als zeer waardevol wordt beschouwd.
De opbouw van uren en werkinhoud wordt via Verzuimsignaal, bij het tabblad protocollen, door de werkgever bijgehouden, opdat dit door ons gemonitord kan worden.
Voor wat betreft de Wet verbetering Poortwachter, zal onze caremanager met de werkgever contact opnemen wanneer er zaken aanstaande zijn, en er op dat moment bij ons nog geen terugkoppeling is ontvangen van de werkgever.
Wat zeggen onze relaties over onze samenwerking?
Jasper Schwartz – Directeur Gamebasics
Ria van den Hengel – Clubmanager Hilversumsche Golf Club
Martin Koordes, directeur ABS Kaspers + Lotte
Ad Kil, Directeur – eigenaar Commit IT
Sinds begin 2015 zijn we als Applus+ RTD klant bij Verzuimwijzer. We hebben destijds bewust voor Verzuimwijzer gekozen omdat we meer maatwerk en regie wilden hebben op ons verzuim.
De lijnen zijn kort, de interactie met de bedrijfsartsen is goed, en men heeft een goed oog voor de bedrijfsmatige kant van onze organisatie. Ook zijn we uiterst tevreden over hun netwerk van interventionisten welke een zelfde resultaatgerichte en persoonlijke werkwijze heeft. De caremanager van Verzuimwijzer zit bovenop de zaken en is proactief. Naast de gebruikelijke SMO is er ook regelmatig een strategisch overleg waarbij Verzuimwijzer gevraagd en ongevraagd advies geeft hoe het beste verzuim aangepakt kan worden.
Peter Valk, HR Manager – Region Western Europe