In de loop van de tijd verzamel je als werkgever veel informatie over je werknemers. Hoe lang mag je die gegevens eigenlijk bewaren? Of, in sommige gevallen: hoe lang moet je werknemersgegevens bewaren? Lees meer over de wettelijke bewaartermijn en bewaarplicht.
Als werkgever leg je de gegevens van individuele medewerkers vast in één of meer goed beveiligde dossiers, zoals het personeelsdossier of de salarisadministratie. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) schrijft voor hoe je deze gegevens moet verwerken en opslaan.
Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat in de hele Europese Unie (EU) dezelfde privacywetgeving geldt. De Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) geldt niet meer. De AVG is ook wel bekend onder de Engelse naam: General Data Protection Regulation (GDPR).
De AVG vermeldt geen concrete bewaartermijn voor het bewaren van werknemersgegevens, maar geeft wel een richtlijn. Uit overwegingen van privacy mag je gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is.
Bewaarplicht werknemersgegevens
Op deze richtlijn bestaan enkele uitzonderingen, die zijn vastgelegd in onder meer het Burgerlijk Wetboek, de Archiefwet en de belastingwetgeving.
Zo moet je documenten en bestanden die nodig zijn om aan bepaalde wettelijke en fiscale verplichtingen te voldoen, voor langere tijd bewaren. Voorbeelden hiervan zijn de salarisadministratie en loonbelastingverklaringen.
Aanslag belastinginspecteur
Voldoe je niet aan deze bewaarplicht, dan kan dat nare gevolgen hebben. Als je salarisadministratie niet op orde is, kan de belastinginspecteur bijvoorbeeld zelf een aanslag opleggen. De kans is groot dat deze hoger uitvalt dan normaal.
Let op! Je kunt een flinke geldboete krijgen of zelfs een gevangenisstraf. Het niet voldoen aan de bewaarplicht is namelijk een strafrechtelijke overtreding.
Bewaartermijn personeelsdossier
Veel werknemersgegevens bewaar je in een personeelsdossier. Zolang een werknemer bij je in dienst is, kun je volstaan met het van tijd tot tijd opschonen van dit dossier.
Gegevens die niet langer relevant zijn, zoals een adreswijziging, een afgehandelde klacht of een briefwisseling van een paar jaar geleden, kun je zonder problemen verwijderen.
Werknemer uit dienst
Anders wordt het, wanneer een werknemer uit dienst treedt. Je kunt dan niet zomaar het hele personeelsdossier vernietigen. Documenten die na beëindiging van het dienstverband niet meer nodig zijn, bijvoorbeeld over de ziektekostenverzekering of gevolgde opleidingen, mag je direct verwijderen.
Bewaartermijnen overige werknemersgegevens
Voor de overige werknemersgegevens in het personeelsdossier gelden de volgende bewaartermijnen:
1 jaar na einde dienstverband
Voor een aantal werknemersgegevens in het personeelsdossier geldt een maximaal toegestane bewaartermijn van slechts één jaar. Het betreft documenten die te maken hebben met de sollicitatiegegevens van een werknemer:
- Sollicitatiebrief of sollicitatieformulier
- Curriculum vitae (cv)
- Referenties
- Correspondentie met de sollicitant
- Getuigschriften
- Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
- Psychologisch onderzoek
- Assessments
Let op! Als je een sollicitant niet hebt aangenomen, moet je deze documenten binnen vier weken vernietigen, tenzij de sollicitant erin toestemt dat je de gegevens langer in portefeuille houdt.
2 jaar na einde dienstverband
Deze termijn geldt voor het overgrote deel van de werknemersgegevens in het personeelsdossier. Hieronder vallen:
- De arbeidsovereenkomst (inclusief wijzigingen)
- Correspondentie over benoemingen, promotie/demotie en ontslag
- Afspraken over het lidmaatschap van de ondernemingsraad
- Verslagen van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken
- Verslagen in het kader van de Wet verbetering poortwachter
- Correspondentie met de bedrijfsarts en het UWV over ziekteverzuim en re-integratie
- Verslagen over probleemsituaties (inclusief financiële problemen)
Let op! Als een werknemer vertrekt vanwege een arbeidsconflict of er een rechtszaak loopt, is het verstandig om zijn gegevens langer te bewaren. Tot het conflict is opgelost of er een uitspraak van de rechter ligt.
5 jaar na einde dienstverband
De volgende documenten moet je tot vijf jaar na het einde van het dienstverband van een werknemer in het personeelsdossier bewaren:
- Loonbelastingverklaringen (ook als deze zijn vervangen door nieuwe)
- Kopie van het identiteitsbewijs
7 jaar na einde dienstverband
De Belastingdienst beschouwt bepaalde onderdelen van de bedrijfsadministratie(link is external) als zogeheten ‘basisgegevens’. Dit zijn gegevens die van fiscaal belang zijn. Hieronder valt onder meer de salarisadministratie. Deze moet je minimaal zeven jaar bewaren.
Dat geldt ook voor de volgende gegevens:
- Persoonlijke gegevens ex-werknemer (stamkaart)
- Datum van indiensttreding
- Salarisadministratie
- Arbeidsvoorwaarden (aanvullende arbeids- en salarisafspraken)
- Arbeidsvoorwaarden over samenleving/partnerschap
- Afstandsverklaring woon-werkverkeer
Let op! Heb je de salarisadministratie uitbesteed aan een extern bureau? Zorg er dan voor dat ook zij zich aan de wettelijke bewaartermijn en bewaarplicht houden. Maak hier duidelijke afspraken over.
Verwijderen of vernietigen?
Je hoeft niet alle gegevens die je uit het personeelsdossier verwijdert, te vernietigen. Het is soms al voldoende om de gegevens uit de actieve administratie te halen en bijvoorbeeld in een archief op te slaan. Bedrijven mogen bepaalde persoonsgegevens namelijk bewaren voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden.
Versnipperaar
Heb je werknemersgegevens niet (of niet meer) nodig voor archiefdoeleinden, dan moet je ze vernietigen. Zorg dat dit zorgvuldig gebeurt. Voor papieren dossiers betekent dit uiteraard dat ze door de versnipperaar moeten.
Software
Voor het vernietigen van digitaal opgeslagen gegevens gebruik je bij voorkeur speciale software. Er is bijvoorbeeld een systeem dat automatisch gegevens vernietigt op een van tevoren aangegeven tijdstip.
Vragen over werknemersgegevens bewaren
Welke werknemersgegevens moet ik verplicht bewaren?
Documenten en bestanden die nodig zijn om aan bepaalde wettelijke en fiscale verplichtingen te voldoen moet je voor langere tijd bewaren. Voorbeelden hiervan zijn de salarisadministratie en loonbelastingverklaringen.
Hoe bewaar ik gegevens in een personeelsdossier?
Zolang een werknemer bij je in dienst is, kun je het dossier van tijd tot tijd opschonen. Gegevens die niet langer relevant zijn, zoals een adreswijziging, een afgehandelde klacht of een briefwisseling van een paar jaar geleden, kun je zonder problemen verwijderen.
Wat zijn de bewaartermijnen na ontslag of vertrek?
Documenten die na beëindiging van het dienstverband niet meer nodig zijn, mag je direct verwijderen. Documenten die te maken hebben met de sollicitatiegegevens van een werknemer mag je maximaal 1 jaar bewaren. Werknemersgegevens mag je maximaal 2 jaar bewaren. De loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs mogen maximaal 5 jaar bewaard worden. Fiscale gegevens moet je minimaal 7 jaar bewaren.